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Retrospektive

Hansei: Retrospektiven zur Selbstreflexion nutzen

In der vergangenen Woche habe ich erneut einen Personal Kanban Workshop gegeben. Darin geht es nicht nur um das Erstellen eines persönlichen Kanban, dass Verstehen der eigenen Aufgaben oder das Beschriften von Post-its, sondern vor allem um den Blick auf sich selber: Die Auseinandersetzung mit der eigenen Arbeit, dem Arbeitsumfeld, der persönlichen Arbeitsorganisation, also einer reflektierenden Wahrnehmung des eigenen Handelns.

Vielen Teilnehmern wird dabei erst (wieder) bewusst, dass sie selber den Stein der Veränderung ins Rollen bringen können und müssen.

„Success can only be achieved through repeated failure and introspection.“ (Soichiro Honda)

Persönlicher Brief an Teammitglieder mit Erinnerung an selbstgestecktes Ziel

Die Teilnehmer von Zeit- und Selbstmanagement Seminaren wissen im Grunde sehr gut, was notwendig ist, um sich zu verbessern: die Veränderung der Gewohnheiten. Ganz im Sinne von „Es muss nicht besser werden, wenn es anders wird. Aber wenn es besser werden soll, muss es anders werden.“ oder „Wenn du das machst, was du immer machst, kriegst du auch immer, was du immer kriegst.“

Toyota hat den Begriff „Hansei“ (jap. „Selbstreflexion“) mit dem Toyota Production System geprägt. Hansei dient dazu, sich seiner eigenen Schwächen im Klaren zu sein und sich dies zu Nutze zu machen, um kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) zu erreichen.

Retrospektiven sind das Mittel meiner Wahl, um die Teams und Unternehmen die ich begleite durch ständiges Inspizieren und Adaptieren die Selbst- oder Teamreflexion voranzutreiben. Dabei lasse ich die Beteiligten auch gerne gezielt sich selber einschätzen.  In den Retrospektiven nutze ich gerne die Frage „Was habe ich in den vergangen Tagen gelernt?“ oder auch „Was weiß ich jetzt, was ich vor dem letzten Sprint noch nicht wusste?“ für den Rückblick und die eigene Reflexion. Für den Ausblick verwende ich oftmals die Frage „Was nehme ich mir persönlich für die nächsten zwei Wochen vor?“ oder „Welche meiner Stärken möchte ich wie ausbauen?“, um auch hier das ständige Lernen bei den Teilnehmern zur Routine werden zu lassen.
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Partner Kanban: Wie man mit Post-its ein Kind zeugt

Während meiner Kanban Workshops erzähle ich immer mit ein wenig Augenzwinkern, dass die Geburt meines Sohnes mit einem privaten Kanban geplant war. Natürlich ist das nur die halbe Wahrheit – obwohl alle die mich näher kennen, dies sogar für möglich halten würden.

Meine Partnerin und ich pflegen ein gemeinsames Kanban. In diesem Beitrag möchte ich zusammenfassen, wie wir Kanban für die Jahresplanung und im Alltag nutzen und was es mit dem Nachwuchs auf sich hat. Gleichzeitig ist dies ein Aufruf, es selber auszuprobieren – in der Partnerschaft, im Familienkontext oder einfach für das nächste private Projekt. Ihr könnt mir glauben, dass Ergebnis lohnt sich. 👶

Kanban im privaten Umfeld

Kanban wird schon lange nicht mehr nur im Unternehmenskontext verwendet. Viele derer, die Kanban im beruflichen Alltag einsetzen, nutzen die Vorteile auch im Privaten. Aufschreiben, Visualisieren und Limitieren – das alles hilft mir für meine Selbstorganisation. Personal Kanban hat viele Facetten. Während ich für mich persönlich immer ein kleines Kanban auf dem Tisch kleben habe, nutzen wir für unsere gemeinsame Planung eine Kombination aus physischem Kanban Board und digitaler Version, die wir von überall erreichen können. Partner Kanban funktioniert für uns in der Partnerschaft hervorragend.

Die grobe Planung: Ideen, Wünsche & Ziele für ein Jahr

Die Retrospektive, Planung und Durchführung läuft in folgenden Schritten ab:

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Manager in Retrospektiven

Ich hatte vor einigen Tagen eine Unterhaltung mit einem Kollegen darüber, ob Manager an Retrospektiven teilnehmen sollten oder nicht. Mein Kollege war der Meinung, dass es zu mehr Transparenz führen würde und die Manager ruhig mitbekommen sollten, was das Team bewegt. Ich bin hier anderer Meinung, da die Retrospektive dem Team gehört und das Event Raum für einen offenen Austausch innerhalb des Teams schafft.

Es fällt jedoch auch hier schwer zu generalisieren und es kommt auf verschiedene Faktoren an, wie bspw. die aktuelle Situation im Team oder dem Unternehmen, die zwischenmenschlichen Beziehungen, die Firmenkultur oder der Grad des agilen Verständnisses bei den Beteiligten. 

Einen Schritt zurück

Wofür sind Sprint Retrospektiven da? Während des Events schaut das Scrum Team auf den gerade vergangenen Sprint zurück und entwickelt zusammen einen Plan, um aufgedeckte Schwächen in Stärken umzuwandeln oder zu beseitigen. Im Vordergrund stehen dabei nicht nur die zwischenmenschlichen Beziehungen, sondern vor allem die Steigerung der Qualität der Arbeit und somit des Produkts. Die Inspektion der Dinge, die verbessert werden sollen und die Ausarbeitung von Maßnahmen zur Verbesserung, obliegen dabei den Beteiligten – dem Scrum Team.  Das Event bildet eine Art Schutzraum für das Team, um jegliche Schritte zu besprechen, die dazu führen, dass ein Team sich professionalisiert. Dieser Schutzraum muss meiner Meinung nach erhalten bleiben, denn nur das Team kann sich im Sinne der Selbstorganisation Ziele setzen.

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Agile Werte Retrospektive

Manchmal ist es erforderlich und hilfreich, die agilen Prinzipien und Scrum Werte erneut in das Bewusstsein des Scrum Teams zu rücken. Justin Hennessey hat dazu kürzlich einen Beitrag verfasst. Darin schreibt er, dass es wichtig ist, sich dann und wann auf die agilen Werte zu besinnen. Ob nun ein „Reset“ bei einem Team, welches schon länger zusammenarbeitet oder bei einem jungen Team, dass die agilen Werte noch nicht verinnerlicht hat. Es kann verschiedene Gründe geben, um über die agilen Werte und Prinzipien zu sprechen. Die Besinnung, bspw. in einer Retrospektive, unterstützt ein Scrum Team dabei wertbasiert zu agieren. Die Retrospektive zeigt allen auf, welche Werte in welcher Ausprägung gelebt werden. Die Grundidee dieser Retrospektive entstammt von John Miller und kann immer wieder in Abständen angewandt werden.

Im Folgenden möchte ich eine Retrospektive von ca. 60 Minuten vorstellen, wie ich sie mit einem Team von 8 Personen durchgeführt habe. Für die Durchführung von Retrospektiven verwende ich das Schema von Esther Derby und Diana Larsen. Dieses teilt das Event in fünf Phasen ein.

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